outlook-logo-300x150Sommerferien er netop overstået, så du har sikkert oplevet følgende situation. Du kan ikke få fat på din kollega, så du prøver lige at tjekke hans eller hendes kalender, for at se om han/hun er på ferie eller blot for at se, hvornår vedkommendes møde slutter. Men det kan du ikke, da kalenderen er ikke delt. Men har du husket at dele din kalender?

Gennem din Office 365 har du adgang til både kalender og mail, og du kan nemt dele din kalender med andre – både med folk indenfor og udenfor virksomheden. Du kan selv bestemme, hvor meget eller hvor lidt dine kollegaer eller samarbejdspartnere skal have adgang til i netop din kalender.

Nedenfor får du en kort gennemgang af, hvordan du kan dele din kalender. Det er både nemt og hurtigt.

Hvordan deler jeg kalenderen? 7 nemme skridt til rigtig deling af din kalender

  1. Åbn ”Kalender” i Outlook
  2. Sæt flueben ved din kalender og marker den
  3. Tryk ”Tilladelser”
  4. Tryk ”Tilføj bruger”
  5. Skriv navnet på den du ønsker at dele din kalender med og tryk ”Søg”.
  6. Vælg brugeren og tryk ”OK”
  7. Vælg tilladelsesniveau fx ”ledig/optaget, tid, emne, placering” og tryk ”OK”

Kalenderen er nu delt!

Begræns adgangen

Selvom man deler sin kalender med kollegaer og samarbejdspartner, har man stadig muligheden for at begrænse, hvad de kan se og gøre i din kalender.

Dette gøres efter trin 6, hvor du kan vælge om brugeren kun skal have tilladelse til at se om du er optaget/ledig eller om brugeren også skal kunne rette i dine aftaler.

Få adgang til en andens kalender på din iPhone via en URL

Udover at dele kalenderen, kan man også abonnere på en andens Outlook kalender og dermed se denne brugers aftaler på ens iPhone.

Alt man skal gøre er at få en URL fra Outlook Web App’en. Denne URL kan fås ved at logge ind på Web App’en, og derefter ”Indstillinger” og ”Udgiv Kalender”. Når du har modtaget denne URL fra din kollega, skal du gøre følgende:

  1. Gå ind i ”Indstillinger”
  2. Vælg ”E-mail, kontakter og kalendere”
  3. Tryk ”Tilføj konto”
  4. Tryk ”Andre”
  5. I Kalender sektionen, vælg nu ”Tilføj abonnementskalender”
  6. Indtast/indsæt URL-adressen og tryk ”Næste”.
  7. Derefter vil URL blive kontrolleret og hvis dette er succesfuldt, så vil du kunne ændre navnet på denne konto, da den ellers vil hedde URL’en, hvilket ikke er så brugbart.
  8. Tjek at kalender er tilføjet i kalender app’en.

Spørgsmål?

Har du spørgsmål til denne funktion i Office 365, kontakt os gerne på tlf.: +45 7025 1201 eller via mail: info@mainbrain.dk