OneDrive

Kender du forskellen på OneDrive og Dropbox?

Har du overvejet hvilke risici du udsætter din virksomhed for, når du tillader brugen af Dropbox?

Tør du tage chancen med Dropbox?

Nej vel! Læs her hvorfor Office 365’s alternativ OneDrive er den løsning din virksomhed søger.

  1. OneDrive – sikkerhed frem for alt. Som en del af Office 365 pakken beskytter OneDrive din virksomheds data og sikrer dig mod trusler som datatyveri og datatab
  2. Med OneDrive for Business-løsningen kan du nemt administrere, gemme, synkronisere og dele filer online enten via din computer eller din mobile enhed uanset hvor du befinder dig – på kontoret, hos en kunde eller på til møde. Det er yderligere også muligt for forskellige personer at redigere i et dokument, så længe du har givet dem tilladelse til dette.
  3. Via OneDrive for Business kan du nemt administrere, hvilke personer der skal have adgang til hvilke dokumenter. Du kan dele dokumenterne med hele organisationen ved blot at lægge filen i mappen delt med alle eller du kan specificere hvem der skal kunne se og redigere i nogle dokumenter og ikke andre.
  4. Alle filer og dokumenter i OneDrive for Business er private til at starte med, og derfor skal du selv sørge for at dele filerne eller mapperne, der skal være tilgængelige for andre.
  5. Du kan yderligere blot vedhæfte en OneDrive for Business fil som et link, hvis du bruger Outlook Web App og på den måde dele dit dokument. På denne måde frigøres der en del plads i din og modtagernes mailbokse samt at I som gruppe vil redigere i den samme fil. Det skal dog dertil nævnes at hvis du deler filer via links, giver du automatisk personerne tilladelse til at redigere i den vedhæftede fil.
Derfor skal du skifte fra Dropbox til OneDrive

Du er sikkert godt bekendt med den online lagerservice, Dropbox, ligesom over 500 millioner¹ andre brugere, der nyder muligheden for nemt at tilgå dokumenter på tværs af platforme, dele familiens billeder og dokumenter. Men er du klar over hvilke risici du udsætter din virksomhed for, når dine medarbejdere anvender Dropbox eller Dropbox Business?

Der er 5 overvejende risici ved at anvende DropBox i din virksomhed

  1. Datatyveri

De fleste problemer med Dropbox skyldes manglende overblik. Virksomhedsejere ved ikke hvor og hvornår Dropbox er blevet installeret. Virksomhedsdata kan derfor synkroniseres på tværs af personlige enheder uden godkendelse. Brugen af de personlige enheder på offentlige steder fx når medarbejderne er i metroen, er på cafe osv. øger chancen for at data bliver stjålet eller delt med de forkerte.

  1. Datatab

Når administratorer ikke kan styre eller monitorere synkroniseringsaktiviteter, risikerer de at miste kritisk data. Hvis medarbejderne bruger Dropbox og deler fortrolige dokumenter, kan administratorerne ikke garantere at filer er delt korrekt med de rigtige mennesker eller administrere spredningen af data.

  1. Beskadigede data

Beskadigelse af data ses i 1 ud af hver 1500 filer1, men Dropbox informerer ikke meget om hvordan de forhindrer beskadigelse af data. Forsvarlige virksomheds fil-synk services sørger for at lagre data forskellige steder for på denne måde at eliminere chancen for beskadigelse af data.

  1. Tab af ansvarlighed

Ledere, hvis medarbejdere benytter sig af Dropbox, har ikke adgang til detaljerede rapporter og advarsler over aktivitet. Med det resultat at administratorer ikke har kontrol eller overblik over hvordan filer er blevet redigeret, delt eller slettet. Med forsvarlige virksomheds fil-synk services kan ledere få adgang til en detaljeret rapport om hvem har modificeret en fil på et givent tidspunkt.

  1. Tab af filadgang

Dropbox tracker ikke hvilke brugere og maskiner, der tilgår en fil og hvornår de gør det. Det kan være et problem, hvis du forsøger at afgøre hvilke begivenheder, der har ledet til en modificering eller sletning af en fil. Det sker også at filer og mapper ikke tilgængelige på deres respektive lokationer eller tilgængelige for medarbejdere ved et øjebliksvarsel.

Dropbox for Business

Det er ikke kun almindelig Dropbox, du skal være påpasselig med i din virksomhed. Du skal også være OBS ved brug af Dropbox for Business. Alle medarbejdere vil fx stadig ikke kunne tilgå de mest opdaterede versioner af dokumenter og filer fra enhver enhed eller lokation. Det kan være en ulempe, hvis der indgås aftaler med klienter uden for huset, men kontrakten udarbejdes i huset, og derfor er nødvendigt for medarbejderne at have de nyeste oplysninger om kontrakten tilgængeligt.

Dropbox for Business er heller ikke sikker nok, hvis din branche er underlagt lovgivning om opbevaring af data. Hvis der fx er en lovgivning om at personfølsomme data skal forblive i landet, er denne løsning ikke tilstrækkelig, da fleste af deres datacentre ligger i USA.

Endvidere mangler der i Business udgaven også en robust backup og restore funktion, som gør det muligt at genoprette data, hvis din virksomhed skulle være så uheldig at miste en stor del af jeres data. Hvis du allerede har inkorporeret Dropbox for Business i din virksomhed og flyttet data derop, så kan vi anbefale at tage en daglig backup med fx Cloudfinder – backup af din skyløsning.

Spørgsmål?

Hvis du og din virksomhed ønsker at komme i gang med OneDrive og Office 365², er du mere end velkommen til at ringe på tlf.: +45 7025 1201 eller via mail info@mainbrain.dk