Vil du effektivisere din virksomhed, kan du overveje at blive et papirløst kontor.

Der har i mange år været en ide om at samfundet, heriblandt virksomheder, skulle gå hen og blive papirløst, hvilket mange sikkert gerne vil se fra et miljøperspektiv. Men udviklingen har dog været en anden. Fra ideen om at samfundet skulle være papirløst, så har udviklingen dog været en anden. Vi printer og kopierer som aldrig før. Ifølge The Paperless Project er papirforbruget igennem de sidste 20 år steget fra 92 millioner ton om året til 208 millioner ton, hvilket svarer til en stigning på 126 %. Men hvorfor er forbruget steget? Er det fordi vi ikke kan se de mange fordele ved det eller er det nødvendigt i din industri at have fysisk dokumentation?

Den gennemsnitlige medarbejder bruger ifølge The Paperless Project omkring 10.000 stykker papir hvert år, og samtidig er 45 % af alt printet papir røget i skraldespanden ved dagens udgang. Det er rundt regnet 5.000 sider papir om året, der hvert fald kunne have været sparet.

Andet end sparet papir, hvad er der ellers af fordele ved et papirløst kontor? Her giver vi 5 fordele ved at være en papirløs virksomhed.

1: Reducerede omkostninger

Selvom printere og kopimaskiner er blevet billigere end de var for 20 år siden, kan det papirløse kontor være med til at spare flere udgifter væk. Det vil ikke være nødvendigt at bestille tonere, papir og service på maskinerne. Men det er ikke bare udgifterne til print, der er væk. Du sparer også på omkostningerne ved arkivering, da du ikke skal bruge nær så meget tid på at arkivere de store mængder papir, du har liggende. Tid, du og dine medarbejdere kan bruge på at udvikle forretningen, for det er jo ikke nær så sjovt at arkivere, som man tror det er.

2: Nem arkivering

Som nævnt i punkt 1 sparer du mange arkiveringstimer væk, og du står heller ikke lige og mangler det vigtigste dokument ved et kundemøde. Ved at have sine filer online eller i skyen, kan du altid nemt finde og tilgå sine dokumenter hvor end du er. At finde de filer, du skal bruge, gøres endnu nemmere ved at benytte sig af Microsofts Delve, som er et søgeprogram, som kan kigge ned i dybden af ens dokumenter. Samtidig er det også mere overskueligt og effektivt at finde det dokument, du lige står mangler end hvis du skulle til at gå igennem flere hundrede stykker papir.

3: Nem deling

Ved at have sine dokumenter online eller i skyen, gør det også meget nemmere at dele dokumenter, filer, projekter med hinanden. Det gælder både på tværs af afdelinger, men også på tværs af grænser, hvis din virksomhed befinder sig i flere lande. Det resulterer også i, at man sparer på omkostningerne ved postforsendelser. Denne proces kan også optimeres ved at gøre brug af SharePoint. SharePoint er en platform, som kan være med til effektivisere din virksomheds arbejdsgange og samarbejde.

4: Øget kundeservice

Ved hjælp af den nemme arkivering og deling på tværs af organisationen samt den tid du sparer ved at lede de fysiske papirbunker igennem, kan du effektivisere dine arbejdsgange og bruge den sparede tid på din kerneforretning og serviceringen af dine kunder.

5: Mere sikkerhed

Ved at have sine dokumenter i skyen, er dine data også sikret mod eventuelle hardwarenedbrud og andre tekniske ulyksaligheder. Samtidig ved at have dine data online og benytte sig af SharePoint, kan du også bestemme niveauet af adgang til dine filer og beskytte niveauet af information.

Vi i MainBrain kan tilbyde mange digitale løsninger, der kan gøre din virksomhed papirløst og mere effektiv i sidste ende. Nogle er nævnt her, mens andre er beskrevet i tidligere blogindlæg.

Selvom din virksomhed for eksempel stadig har brug for fysisk dokumentation, kan mange virksomheder stadig spare op til 30 % af deres udgifter på print og kopi ved at optimere deres printopsætning. Vil du vide om din virksomhed kan spare noget, så bestil en printanalyse via kontaktoplysningerne oplyst nedenunder.

Vil du have hjælp til at blive en mere papirløs virksomhed?

Så hjælper MainBrains konsulenter gerne din virksomhed med at indføre processerne, der kan gøre dette muligt. Kontakt os på tlf.: +45 7025 1201 eller via mail info@mainbrain.dk

Kilder:

The Paperless Project