Vi startede for et par uger siden det første kapitel i en lang række af tips og tricks, som vi gerne vil dele med jer. Tips & tricksene er opstået på baggrund af de mange spørgsmål vi bliver stillet, og som vi elsker at besvare, og derfor vil vi også gerne sige tak for de mange spørgsmål, I stiller os. Det holder os på dupperne.

Hvis du ikke vil gå glip af disse tips og tricks, så hold øje med vores blog, LinkedIn og Twitter.

Det første tip omhandlede vedhæftning af SharePoint og OneDrive for Business i Outlook, i denne uge går vi et skridt videre i SharePoint og deling af dokumenter.

 Tip 2: Deling af SharePoint dokumenter med interne partnere

SharePoint er en fantastisk funktion i Office 365, der hjælper dig og din virksomhed med at organisere dokumenter, filer, projekter etc. igennem oprettelse af grupper og mapper og derved effektivisere arbejdsgangene i din virksomhed. Med SharePoint behøver du ikke længere at dele dine dokumenter gennem en vedhæftning i en mail. Du kan nu blot sende et link til din kollega og på den måde give adgang til filen, hvis pågældende ikke har adgang til denne del af SharePoint.

På denne måde opstår der ikke flere forskellige dokumenter, som skal sammenkobles senere på grund af rettelser og kommentarer. Der bliver rettet og kommenteret i det originale dokument.

Men hvordan deler du nemmeste dine SharePoint dokumenter med dine kollegaer? Nedenfor får du en trin-for-trin guide.

Trin 1:

Gå til SharePoint, og find dokumentet du gerne vil dele.

Trin 2:

Højre klik på det dokument, du vil dele og vælg derefter ”Få et link”.

Trin 3:

Vælg den type link, du vil oprette. Vælg mellem:

  • Visningslink – se, kopiere og downloade
  • Redigeringslink – redigere, kopiere og downloade

Trin 4:

Klik på Kopiér for at kopiere linket

Trin 5:

Indsæt linket i en mail, og send det til de kollegaer, du gerne vil dele dokumentet med.

Denne type deling kan du også gøre overfor eksterne partnere ved at oprette gæstelinks i samme ovenstående kategorier: visnings- og redigeringslink. Dog kan denne funktion være deaktiveret, og derfor er det muligt at du ikke kan se fx ”visningslink – kræver ikke login”. Med disse links kræves der ikke login, som der vil, hvis du delte med interne partnere. Derfor har du også mulighed for at vælge en udløbsdato for linket. Herefter skal du følge trin 4 og 5.

Ud over denne mulighed kan du også dele et dokument blot ved at invitere de personer, der skal have adgang til det pågældende dokument. Dette gør du ved at følge nedenstående trin.

Trin 1:

Gå til den SharePoint mappe, der indeholder det dokument du vil dele.

Trin 2:

Højre klik og klik nu på ”Del”.

Trin 3:

Inviter nu de kollegaer som skal have adgang, ved at indtaste deres navn eller mail. example@company.com

Trin 4:

Herefter kan du vælge tilladelsesniveauet for dem. Du kan vælge mellem ”Kan redigere” eller ”Kan se”.

Trin 5:

Skriv en meddelelse til modtagerne i mail, hvor linket også vil fremgå.

Du har også mulighed for at fravælge udsendelsen af mailen. For denne mulighed skal du klikke på ”Vis indstillinger” og derefter fjerne markeringen ”Send en invitation via mail”.

Trin 6:

Klik nu ”Del”.

 

Har du andre spørgsmål, vi skal besvare? Så tøv ikke med at ringe til os på tlf.: +45 70 25 12 01 eller sende os en mail på info@mainbrain.dk