IT-omkostninger: Derfor bør du medregne IT i dit årlige budget!

Vi hører tit, at mange virksomheder ikke har IT-omkostninger som en post i deres årlige budget. Ofte er begrundelsen: “Vi er jo bare en lille virksomhed.”

Vi forstår, at det kan virke kedeligt og for nogen unødvendigt, da det ikke altid er klart, hvor mange penge man faktisk bruger på IT-omkostninger årligt.

Hvis man ønsker at have styr på sit budget, anbefaler vi på det kraftigste, at IT-omkostninger medregnes. På den måde ser du også længere fremad, i stedet for at skulle slukke brande, når du ender i en udfordrende situation.

IT er en post, vi ikke kan komme udenom, når vi ansætter nye medarbejdere. Derfor vil vi i dette blogindlæg gennemgå de IT-omkostninger, som er svære at undgå, når du ansætter en ny medarbejder!

Ansættelse af nye medarbejdere

Der er flere IT-omkostninger forbundet med ansættelse af nye medarbejdere, som blandt andet kan være:

Hardware/udstyr

• Computer: Skal din nye medarbejder have en skinnende ny arbejdscomputer, eller skal de bruge deres egen? Det er en stor beslutning, som kan have en betydelig indvirkning på dit budget.
• Ekstraudstyr: Udover en computer kan der være brug for skærme,tastaturer, mus og headsets. Forestil dig en fuldt udstyret arbejdsstation. Det gør det lettere at huske det hele og gør det mere behageligt for din nye medarbejder at komme godt i gang.
• Telefon: Nogle roller kræver en firmamobil. Det er en ekstra IT-omkostning, men det kan være nødvendigt for at holde kommunikationen flydende. (Man kan dog også installere applikationer, som strømliner kommunikationen, uden man behøver at købe en firmamobil)

Software

• Licens til produktivitetssoftware som Microsoft 365: For de fleste virksomheder er Microsoft 365 en nødvendighed, da det indeholder programmer som Word, PowerPoint og Excel, men også Teams, som er et essentielt værktøj til kommunikation og møder på tværs af virksomheden samt med interessenter.
• Specialprogrammer: I visse brancher er der brug for specialiseret software. Tænk på det som værktøjer i en håndværkers værktøjskasse – nødvendige for at få jobbet gjort.

Internet og netværk

• Brugeradgang: Nye medarbejdere skal have deres egne e-mailkonti og adgang til virksomhedens systemer. Det er som at udlevere nøglerne til deres digitale arbejdsplads.

Sikkerhed

• Antivirusprogrammer: For at beskytte virksomhedens data mod virus og hacking er antivirusprogrammer et must. Herunder er Endpoint Protection relevant.
• IT-sikkerhedstræning: Nye medarbejdere skal lære at beskytte både sig selv og virksomhedens data. En sikker medarbejder er en god medarbejder! Der vil derfor være nogle omkostninger, enten ved kurser eller ved at få en anden medarbejder til at oplære den nye medarbejder.

Træning og support

• Introduktion: Din nye medarbejder skal lære at navigere i virksomhedens systemer og programmer. Det kan være svært at finde rundt i systemer og programmer i starten, så derfor er det vigtigt at give dine medarbejdere en grundig introduktion til programmerne.
• Support: De første uger kan være udfordrende, og ekstra IT-support kan være nødvendigt. Tænk på det som en støttepædagog i den første tid.

Andre udgifter

• Cloud-løsninger: Abonnementer på tjenester som Google Drive ellerDropbox, som medarbejderen skal bruge. Det er praktiske værktøjer, der gør arbejdet lettere.
• Opdateringer: Nogle gange skal der købes opdateringer til de programmer, virksomheden allerede bruger. Det sikrer, at alt kører glat og effektivt.

Der er mange IT-omkostninger i forbindelse med ansættelse af nye medarbejdere.

Nogle af dem er essentielle for, at de kan udføre deres arbejde, mens andre er mere “nice to have”. Det kommer meget an på jobbet, de skal udføre. Dog har alle disse IT-omkostninger det tilfælles, at de støtter op om medarbejderens arbejdsdag og effektivitet.

Har du husket at regne på, hvilke IT-omkostninger der er forbundet med ansættelse af en ny medarbejder?

Vil du høre mere om, hvilke IT-omkostninger du bør regne med i dit årlige budget?

Book et helt uforpligtende møde her for at høre mere om, hvilke overvejelser du skal gøre dig i forhold til IT-omkostninger, når du ansætter en ny medarbejder.