Vi kender det godt: Teams er fantastisk, men det kan også hurtigt blive en kilde til frustration og stress, hvis ikke man lige får det hele sat ordentligt op.
Vi har set de samme Teams-fejl alt for ofte – og vi vil gerne hjælpe dig med at undgå dem. Her er 5 af de største faldgruber, der kan gøre din arbejdsdag sværere, og hvad du kan gøre for at få Teams til at arbejde for dig, i stedet for imod dig.
1. At du ikke organiserer dine kanaler ordentligt
En af de største frustrationer i Teams er, når kanalerne bliver en rodet samling af alt muligt, og du ikke kan finde noget. Det sker hurtigt, når der er for mange kanaler, der overlapper, eller når du glemmer at oprette de rette kanaler til de rigtige projekter eller teams.
Sådan undgår du det:
Tænk på dine Teams-kanaler som virtuelle rum, hvor du kan opbevare det, du skal bruge til et bestemt formål.
Sørg for at oprette klare kanaler for specifikke projekter, teams eller emner. Jo mere struktureret du gør det, desto nemmere bliver det at finde og holde styr på filer og samtaler, og undgå denne Teams-fejl.
Hvis du allerede har en hel bunke kanaler, der er blevet forvirrende, så tag dig tid til at oprydde og reorganisere. Det vil spare dig for mange timer på sigt.
Hos MainBrain A/S hjælper vi virksomheder med brugen af Microsoft 365. Du kan læse mere om det her.
2. Overdreven mængde af notifikationer, der distraherer dig
Teams har en funktion til at give besked om alt muligt – fra beskeder til nye filer og kommentarer. Det lyder som en god idé, indtil din skærm konstant bliver oversvømmet med notifikationer, som tager din opmærksomhed væk fra det, du faktisk skal lave. Det gør det svært at holde fokus og blive produktiv.
Sådan undgår du det:
Du kan bruge Teams’ notifikationsindstillinger til at skræddersy, hvad du vil få notifikationer om. Hvis du kun vil have beskeder om specifikke ting, som når du bliver nævnt i en besked eller når der er aktivitet i dine vigtige kanaler, så tilpas dine notifikationer, så du ikke bliver overvældet. På den måde kan du arbejde uden konstant at blive afbrudt.
3. Glemmer at bruge Teams til møder – og holder dem på andre platforme
Mange virksomheder bruger stadig andre platforme som Zoom eller Skype til videomøder, selvom Teams tilbyder alt det, du faktisk har brug for til møder. Det betyder, at du hele tiden skal skifte mellem forskellige apps, hvilket kan være både tidskrævende og forvirrende.
Sådan undgår du det:
Bliv vant til at holde dine møder i Teams. Du kan hurtigt oprette møder og invitere deltagere direkte fra Teams, og du slipper for at åbne en helt anden app. Derudover kan du optage møderne, så du kan vende tilbage til dem senere, hvis der er noget, du har brug for at huske.
4. At bruge chats i stedet for at oprette opgaver og handlinger
En fælde, mange falder i, er at bruge Teams’ chat-funktion til alt muligt, selv for opgaver, der kræver opfølgning. Du kan hurtigt ende med at have en chat fyldt med opgaver og beslutninger, som går tabt i strømmen af samtaler. Det gør det svært at holde styr på, hvad der er blevet aftalt, og hvad der stadig mangler at blive gjort.
Sådan undgår du det:
Brug Teams’ Planner eller opgavefunktion til at holde styr på opgaver og ansvar. Når du gør det, får du et bedre overblik over, hvad der skal gøres, og du slipper for at blive distraheret af endeløse chats. Det gør det også lettere at følge op på opgaver og sikre, at de bliver afsluttet til tiden.
Mange virksomheder overser dette og falder i denne Teams-fejl, hvilket ofte resulterer i, at opgaver bliver glemt eller misforstået.
5. At ignorere Teams’ søgefunktion
En af Teams’ største styrker er dens søgefunktion, men mange undgår at bruge den og ender med at lede efter filer og beskeder i flere kanaler og chats. Det kan hurtigt blive tidskrævende, hvis du ikke lærer at bruge søgefunktionen effektivt.
Sådan undgår du det:
Bliv bedste venner med Teams’ søgefunktion. Brug søgefeltet til hurtigt at finde gamle beskeder, filer og opgaver. Du kan filtrere søgninger efter samtale, dato og person, hvilket gør det nemt at finde præcis det, du leder efter. Det sparer dig for masser af tid og frustration – og endnu en Teams-fejl.
Få Teams til at arbejde for dig – ikke imod dig
Teams er et fantastisk værktøj, men det er kun så godt som den måde, du bruger det på. Hvis du sørger for at organisere dine kanaler, tilpasse dine notifikationer og bruge Teams’ funktioner effektivt, vil du hurtigt opdage, hvor meget lettere din arbejdsdag bliver. Hos MainBrain A/S hjælper vi dig gerne med at få Teams til at fungere perfekt for dit team. Så slipper du for at tabe tid på ineffektive løsninger og kan fokusere på det, der virkelig betyder noget – uden unødvendige Teams-fejl.
Er du klar til at få Teams til at hjælpe dig med at arbejde smartere, ikke hårdere? Kontakt os, så hjælper vi dig med at få Teams til at spille lige så godt som dit team.
