Lær, hvordan du effektivt kan strukturere og optimere dine virtuelle møder. Få tips til at holde fokus og undgå spildtid!
Du kunne godt tænke dig mere struktur over dine virtuelle møder, så de ikke kommer til at tage flere timer.
I er en virksomhed på 10-15 ansatte, hvor alle er hamrende engagerede i deres arbejde, hvorfor alle naturligvis gerne vil byde ind med deres bud på, hvad de tænker der kan gøres for, at virksomheden overlever den nuværende krisetid. Her er det meget sandsynligt, at der går hat og briller i jeres virtuelle møder, da nogle taler i munden på hinanden, mens andre synes at være lidt fraværende.
Med virtuelle møder får du alles inputs, og alle får lige meget taletid. Du leder med andre ord efter at effektivisere dine virtuelle møder, så halvdelen af arbejdsdagen ikke forsvinder i ren hyggesnak. Det er der heldigvis råd for.
I dette indlæg giver vi dig seks metoder til, hvordan du effektiviserer dine virtuelle møder, så du får mest muligt ud af dem.
6 gode tips til effektive virtuelle møder
1: Lav en dagsorden
Lav en dagsorden for dine virtuelle møder. En dagsorden lyder måske lidt passé, og det kan også godt være tilfældet under normale omstændigheder. Ikke desto mindre vil en dagsorden gøre rigtig meget godt for dine virtuelle møder, da den sikrer, at alle dine medarbejdere – uanset deres lokation – er på bølgelængde.
Du kan med fordel inkludere mødets emner i kalenderinvitationens brødtekst eller kommentarfelt – og dette gerne 24-48 timer før det planlagte mødetidspunkt. På denne måde har alle mødedeltagerne mulighed for at danne sig et overblik over mødets emner, og samtidig kan de forberede sig med eventuelle spørgsmål på forhånd samt afstemme deres forventninger for mødets formål.
2: Vær indholdsmæssigt forberedt
Sæt dig ned før dine virtuelle møder og skriv målet/målene for møderne ned. Derudover kan du med fordel lave en liste, hvor du skriver en række spørgsmål ned, som du tænker deltagerne godt kunne tænke sig at få svar på ifm. de diskuterede emner.
Jo bedre forberedt du er, desto større sandsynlighed er der for at det bliver velfaciliteret virtuelle møder – og yderligere lavere risiko for at blive fanget på det forkerte ben, som kan hyle dig ud af den.
3: Vær teknisk forberedt
Der er intet værre, end når elektronikken vælger at drille, idet dine virtuelle møder skal til at begynde. Du bliver voldsomt frustreret, hvilket kunne være undgået, hvis du havde brugt 10 minutter forud for mødet til at tjekke op på, om al teknologien var klar til brug. Derfor lyder tredje råd på, at du tjekker op på, om højtalerne nu virker, om internettet kører, som det skal, så du ikke falder ud gentagne gange under mødet osv. Spiller elektronikken, får du et mere gnidningsfrit møde.
Derudover vil et godt tip være at melde ud, at mødedeltagerne gerne må sikre sig, at deres webcams virker, så alle kan se hinanden. Virtuelle møder med video er oftest mere produktive, da folk har ringere tendens til at sidde og multitaske, når andre kan se, hvad de laver.
4: Vis hvad du laver i stedet for at forklare det
Hvis gennemgang af diverse statistikker, modeller eller andre visuelle elementer fremgår af mødets dagsorden, er det ikke usandsynligt, at dine medarbejdere kan blive forvirrede. Det hænder endda, at nogle kommer til at sidde og kigge på det forkerte dokument ved din gennemgang i flere minutter, før det går op for dem, at de er galt på den.
Hvis du gerne vil holde fast i folks opmærksom og sikre dig, at alle ved, hvilken visuel repræsentation, der diskuteres, kan du med fordel gøre brug af ’skærmdeling’-funktionen. Ved at skærmdele det, som du gennemgår, sikrer du, at alle er på bølgelængde.
OBS! I tilfælde af, at du skulle benytte dig af skærmdeling, råder vi dig til at slå notifikationer fra ved diverse pop-ups a la mail-, chat- og telefonprogrammer. På denne måde undgår du at få delt beskeder og anden følsom information med folk, som ikke var tiltænkt at skulle se dem i første omgang.
5: Stil spørgsmål direkte til den enkelte medarbejder
Som nævnt kan det være svært ved virtuelle møder at vide, hvem der skal sige hvad og hvornår. Deltagerne kommer nemt til at snakke i munden på hinanden, hvilket hurtigt bliver kaotisk, eller modsat, hvor ingen siger noget, og lange, akavede pauser opstår, fordi ingen ved, hvem der skal gribe ordet.
Her er det vigtigt, at du – som facilitator – griber førerstokken og spørger direkte ind til den enkelte medarbejder. Spørg direkte ind til hver enkelt mødedeltager om de har noget at tilføje til de givne emner. På denne måde holder du folk til ilden, og du sikrer dig, at du kommer omkring alle de planlagte emner.
6: Facilitér mødet med dit personlige præg, og gør det interessant
Til forskel for face-to-face møder, kan det ved virtuelle møder være nemmere at miste fokus, da deltagerne ikke fysisk sidder ved siden af eller overfor hinanden, og fordi virtuelle møder i det hele taget kan være dødkedelige. Der kan ikke gøres brug af kropssprog i samme omfang, og det kan være svært for samtlige mødedeltagere at gennemskue og reagere på folks reaktioner, om de følger med eller ej, eller om de er enige i det, der bliver drøftet.
Derfor er det vigtigt, at du inddrager din personlighed, som du ville gøre under normale omstændigheder. Dette (sammen med at spørge direkte ind til den enkelte medarbejders holdning) kan sørge for at holde folk på dupperne, hvilket samlet set får mødet til at blive mere effektivt og hurtigere eksekveret.
Implementér disse tips og tricks i dine virtuelle møder
Alle de ovenstående tips og tricks kan umiddelbart virke meget uoverskuelige at skulle mestre på én gang henover en nat. Det kan du sagtens have ret i. Det er dog ikke så svært, som det lyder, da det ene punkt hjælper det andet på vej.
