Falske fakturaer: Sådan beskytter I jeres betalinger

Skal den betales?

Ikke før ændringen er verificeret.

En troværdig mail er ikke dokumentation for, at nye betalingsoplysninger er korrekte. Derfor kræver effektiv beskyttelse mod fakturasvindel både en fast betalingsproces og en sikker IT-opsætning.

Målet er enkelt: Én mail må ikke være nok til at ændre, hvor virksomhedens penge bliver sendt hen.

Få styr på de to typer fakturasvindel

Falske fakturaer og ændrede kontonumre bliver ofte blandet sammen. Men de udnytter forskellige svagheder i virksomhedens processer.

1. Faktura på noget, I ikke har købt

Ved klassisk fakturasvindel modtager virksomheden en faktura for en vare eller ydelse, den aldrig har bestilt.

Finans Danmark beskriver, at der ofte er tale om mindre beløb, som lettere kan glide gennem godkendelsen uden spørgsmål til fakturaens ægthed.

Kontrollen er derfor enkel:

• Kan fakturaen kobles til en bestilling eller aftale?
• Er varen eller ydelsen leveret?
• Stemmer beløbet med det aftalte?

En professionel faktura er ikke nødvendigvis en korrekt faktura. Den skal kunne forbindes med noget, virksomheden faktisk har købt.

2. Leverandøren har “fået nyt kontonummer”

Den anden type kan være vanskeligere at opdage.

Her udgiver svindleren sig for at være en eksisterende leverandør og oplyser, at fremtidige betalinger skal gå til en ny konto.

Det kan ligne en almindelig administrativ ændring. Derfor bør det være selve ændringen af bankoplysninger, der udløser kontrollen.

Problemet opstår, hvis virksomhedens leverandørdata kan ændres alene på baggrund af en mail.

Derfor er afsenderen alene ikke nok som kontrol

En svindelmail behøver ikke komme fra en ukendt adresse.

Kriminelle kan få adgang til mailkonti og bruge eksisterende korrespondance til at gøre kommunikationen troværdig. Derfor bør virksomheden ikke basere sin betalingskontrol på afsenderen alene.

Den vigtigste regel er ikke, at medarbejderne skal blive bedre til at gætte, hvilke mails der er falske.

Den er:

Ændrede betalingsoplysninger skal altid verificeres uden for den mail, hvor ændringen bliver meddelt.

Bekræft altid ændrede bankoplysninger

Finans Danmark anbefaler, at virksomheder ved ændringer i bankoplysninger ringer til leverandøren og får ændringen bekræftet hos den sædvanlige kontaktperson.

Brug de kontaktoplysninger, I allerede har registreret, frem for oplysningerne i den mail, der meddeler ændringen.

Med andre ord:

Nyt kontonummer = uafhængig bekræftelse før betaling.

Det kræver ikke nødvendigvis ny teknologi. Det kræver en tydelig procedure, hvor medarbejderne ved, hvem der verificerer ændringen, hvem der godkender den, og hvad der sker, hvis oplysningerne ikke kan bekræftes.

4 konkrete kontroller, der styrker betalingsprocessen

For danske SMV’er behøver proceduren ikke være kompleks. Fire faste kontroller kan styrke virksomhedens betalingsproces.

1. Verificér nye bankoplysninger

Kontakt leverandøren via de oplysninger, I allerede har registreret, og få det nye kontonummer bekræftet.

Dokumentér, hvem der har verificeret ændringen og hvornår.

Resultatet: En mail kan ikke alene ændre, hvor virksomhedens betaling sendes hen.

2. Adskil ændring og godkendelse

Som ekstra kontrol anbefaler MainBrain, at ændring og godkendelse af nye bankoplysninger adskilles, så én medarbejder ikke alene kan gennemføre hele processen.

Resultatet: Bedre kontrol med ændringer i leverandørdata og mindre afhængighed af én person.

3. Match fakturaen med bestillingen

Kontrollér, at fakturaen kan forbindes med en reel bestilling, aftale eller leverance.

Leverandør, beløb og ydelse skal stemme med det, virksomheden faktisk har købt.

Resultatet: Færre fejlbetalinger og bedre økonomisk kontrol.

4. Begræns manuelle betalinger

Manuelle betalinger og undtagelser øger behovet for individuelle vurderinger.

Finans Danmark anbefaler klare retningslinjer for manuelle betalinger og peger på automatiserede betalingssystemer som en mulighed for at begrænse antallet.

Resultatet: En mere ensartet betalingsproces med færre undtagelser og tydeligere kontrol.

Styrk både betalingsprocessen og mailsikkerheden

Betalingsproceduren er den ene del. Den anden er at beskytte virksomhedens mail, Microsoft 365 og brugeradgange.

Hos MainBrain ser vi derfor sikkerheden som to sammenhængende lag:

Teknisk beskyttelse: Begræns risikoen for, at uvedkommende får adgang til virksomhedens mail og brugerkonti. Det omfatter blandt andet flerfaktorgodkendelse, styring af brugeradgange og relevante sikkerhedsindstillinger i Microsoft 365.

Forretningskontrol: Sørg for, at en mail ikke alene kan ændre betalingsoplysninger eller udløse en forkert betaling.

Det afgørende er kombinationen.

Teknologien reducerer risikoen for kompromitterede konti. De interne kontroller begrænser konsekvensen, hvis en troværdig besked alligevel når frem.

Resultatet er en betalingsproces, der ikke afhænger af, at den enkelte medarbejder opdager svindlen i tide.

Nyt sikkerhedslag er på vej i bankerne

I en artikel fra 23. april 2025 beskrev Finans Danmark et nyt sikkerhedstiltag, der skal gøre det muligt for bankkunder at kontrollere, hvem en bankoverførsel sendes til.

På tidspunktet for offentliggørelsen kunne løsningen ikke tages i brug, fordi den nødvendige juridiske hjemmel til udveksling af oplysninger om kontohavere mellem bankerne manglede.

Vi har ikke dokumentation fra en nyere officiel kilde for, at løsningen siden er blevet fuldt implementeret på tværs af danske banker.

Virksomheder bør derfor ikke basere deres betalingskontrol på, at banken opdager en forkert modtager.

Den interne regel bør fortsat være:

Ændringer i en leverandørs bankoplysninger skal verificeres direkte hos leverandøren.

Få overblik: Kan jeres proces bestå denne test?

Forestil jer, at en medarbejder i morgen modtager en mail fra en kendt leverandør:

“Vi har skiftet bank. Brug venligst det nye kontonummer på vedhæftede faktura.”

Hvad sker der hos jer?

• Ved medarbejderen, at ændringen skal kontrolleres?
• Findes der en fast procedure?
• Er det tydeligt, hvem der må ændre kontonummeret?
• Skal en anden person godkende ændringen?
• Bliver kontrollen dokumenteret?

Hvis svaret afhænger af, hvem der modtager mailen, er processen værd at se nærmere på.

En god procedure gør den rigtige handling enkel og sikrer, at ændringer bliver kontrolleret, før pengene forlader virksomheden.

Få en konkret anbefaling til jeres IT-sikkerhed

En stærk betalingsproces skal understøttes af en IT-opsætning, der beskytter virksomhedens mail, Microsoft 365 og brugeradgange.

MainBrain kan gennemgå jeres nuværende setup og vurdere, hvor sikkerheden konkret kan styrkes.

I får et klart beslutningsgrundlag og en prioriteret anbefaling til de næste skridt.

Ikke mere IT for IT’ens skyld. Men sikkerhedstiltag, der understøtter drift, kontrol og fremdrift i virksomheden.

Få en konkret anbefaling til jeres IT-sikkerhed →

Book en uforpligtende samtale med MainBrain.

Book en gratis og uforpligtende gennemgang hos MainBrain