SharePoint: Sådan deler du dokumenter sikkert med kunder og leverandører
Kunden skal have tilbuddet, revisoren skal have bilagene, og en ekstern rådgiver skal kunne læse jeres projektplan. Mange ender med at sende det hele på mail, fordi det er hurtigt. Bagefter er der ingen, der kan svare på, hvem der har fået hvad, eller hvor længe de kan åbne filerne.
SharePoint ekstern deling gør det muligt at give personer uden for virksomheden adgang til udvalgte dokumenter, uden at de behøver en Microsoft-konto. Modtageren får en engangskode på mail, og I bestemmer selv, hvad vedkommende må se, og hvor længe adgangen varer.
I denne vejledning gennemgår vi, hvilken løsning der passer til hvilken situation, om I skal bruge Teams eller et separat SharePoint-site, og hvad I bør være opmærksomme på, når I deler med eksterne. Microsoft ændrer i 2026 den måde, eksterne personer logger ind på, så det er et oplagt tidspunkt at få styr på indstillingerne.
Sådan får personer uden Microsoft-konto adgang
Når I deler en fil eller mappe med en ekstern person, sender SharePoint en mail med et link til den adresse, I har skrevet ind. Modtageren behøver ikke en Microsoft-konto. Har personen hverken en arbejdskonto eller en Microsoft-konto, for eksempel fordi kunden bruger en Gmail-adresse, bruges en engangskode i stedet.
Sådan oplever modtageren det:
- Modtageren åbner linket i mailen.
- Modtageren beder om en kode, som sendes til samme mailadresse.
- Koden skrives ind på siden, og dokumentet åbner.
Der skal ikke oprettes en konto eller installeres noget. Koden kan kun bruges én gang og er kun gyldig i kort tid. Fordi linket er knyttet til den mailadresse, I har angivet, kan andre som udgangspunkt ikke åbne filen blot ved at få linket videresendt.
Det forudsætter, at engangskoder er slået til i jeres Microsoft 365-miljø. Det er standardindstillingen, men den kan være slået fra. I så fald bliver modtageren i stedet bedt om at oprette en gratis personlig Microsoft-konto med sin mailadresse, før filen kan åbnes. Det virker, men det kræver mere af modtageren, og mange får brug for en hjælpende hånd. Spørg derfor jeres IT-ansvarlige, om engangskoder er slået til.
Bag kulissen oprettes der en gæstekonto til personen i jeres Microsoft-miljø, første gang I deler noget med vedkommende. Modtageren mærker ikke noget til det, men for jer betyder det, at alle eksterne med adgang kan ses på ét sted.
Det gør det nemt at gennemgå og rydde op senere, og det vender vi tilbage til under de ting, I bør være opmærksomme på.
Der findes også en anden type link, som slet ikke kræver kode eller login. Den er bekvem, men har andre konsekvenser, og den forklarer vi i næste afsnit.
De 3 måder at dele på
Der er ikke én rigtig løsning. Valget afhænger af, hvor længe samarbejdet varer, og hvor mange dokumenter der er tale om.
Et link til en enkelt fil eller mappe. Det er den hurtigste vej, når en kunde skal have ét tilbud eller en revisor ét bilag. I vælger “Bestemte personer”, skriver modtagerens mailadresse og sætter en udløbsdato. Når opgaven er løst, lukker adgangen af sig selv. Ulempen er, at det bliver uoverskueligt, hvis I deler mange enkeltfiler på denne måde over tid.
Et separat SharePoint-site. Her får hver kunde, leverandør eller hvert projekt sit eget sted med egne dokumenter. Eksterne ser kun det, der ligger på sitet, og aldrig jeres interne filer. Det kræver lidt opsætning, men giver det bedste overblik, når samarbejdet er løbende.
Teams. Det er en god løsning, når I også har brug for at chatte og holde møder med de eksterne, eller når en afgrænset gruppe skal have adgang til det samme materiale, for eksempel deltagerne på et kursus. Vær opmærksom på, at en gæst i et team kan se hele teamets kanaler og dets SharePoint-site, ikke kun én enkelt mappe.
Og så er der “Anyone”-links. Det er de links, der virker for alle, der har dem, uden kode og uden login. De er nemme, men kan videresendes, og I kan ikke se, hvem der faktisk har åbnet filen. Vi anbefaler dem kun til materiale, der alligevel er offentligt, som en produktfolder eller en prisliste. Mange virksomheder slår dem helt fra, og det er en fornuftig indstilling.
Teams eller separat SharePoint-site?
Bag hvert team i Teams ligger der et SharePoint-site, hvor teamets filer opbevares. Når I tilføjer en ekstern person som gæst i et team, får vedkommende adgang til teamets kanaler, samtaler og filer. Det er praktisk, når samarbejdet er tæt, men det stiller krav til, hvad der ligger i teamet.
Har I et team til hele ledelsen eller en hel afdeling, skal eksterne aldrig tilføjes dér. De vil kunne se filer og samtaler, som ikke var tænkt til dem. Vælger I Teams, bør I oprette et nyt team, som udelukkende er til samarbejdet med den pågældende kunde eller leverandør.
Et godt eksempel er kursushold. Opretter I et team pr. hold og tilføjer deltagerne som gæster, får de kursusmaterialet samme sted, og I kan holde undervisning og besvare spørgsmål i samme team. Det fungerer, fordi deltagerne er en afgrænset gruppe, som alle skal se det samme. Skal hver kunde derimod kun se sit eget materiale, er et separat SharePoint-site fortsat det bedste valg.
Teams har også en funktion, der hedder delte kanaler, og den kan lyde som den perfekte løsning: Eksterne ser kun én kanal og ikke resten af teamet. Den kræver dog, at modparten selv har en Microsoft-arbejdskonto hos deres virksomhed, og at begge virksomheder har sat det op. Har jeres kunde en Gmail-adresse, eller bruger virksomheden ikke Microsoft 365, fungerer delte kanaler ikke. Til de fleste små og mellemstore virksomheders kunder og leverandører er de derfor ikke svaret.
Et separat SharePoint-site er som regel det enkleste og mest overskuelige valg til dokumentdeling. Eksterne ser kun det, der ligger på sitet, og I kan lukke adgangen ved at fjerne gæsterne eller slette sitet, når projektet er slut.
Inviter gæsterne på forhånd, hvis I vil have kontrol. Uanset om I vælger Teams eller et SharePoint-site, kan jeres IT-ansvarlige invitere eksterne personer i forvejen i Microsoft Entra under “Invite external user”. Gæsten får en invitation på mail, accepterer den og er klar. På den måde bestemmer I selv, hvem der inviteres, og hvornår. Til større grupper eller kunder, der ikke er vant til systemet, kan det betale sig at hjælpe de første personer gennem login-trinnet.
Kort sagt:
- Vælg et separat SharePoint-site, når hovedformålet er at dele dokumenter med kunder, revisorer eller leverandører.
- Vælg et dedikeret team i Teams, når I også har brug for løbende chat og møder med de eksterne.
- Brug aldrig et eksisterende internt team til eksterne gæster.
5 ting, I bør være opmærksomme på
Ekstern deling er ikke svær at komme i gang med. Det, der giver ro i længden, er nogle få faste vaner.
Sæt udløb på adgangen. De fleste eksterne samarbejder har en slutdato, selv om ingen skriver den ned. Sæt en udløbsdato på links, og lad gæsteadgang udløbe automatisk efter et fast antal dage. Så holder adgangen ikke ved, længe efter at projektet er afsluttet.
Hold Anyone-links til offentligt materiale. Et Anyone-link kan videresendes til hvem som helst, og I kan ikke se, hvem der har åbnet filen. Brug i stedet “Bestemte personer”, når indholdet ikke er offentligt.
Gennemgå jævnligt, hvem der har adgang. Alle eksterne gæster kan ses samlet i Microsoft 365 administrationscenteret. Sæt et fast tidspunkt af i kalenderen, for eksempel en gang i kvartalet, hvor I fjerner gæster, der ikke længere har brug for adgang, og lukker sites til afsluttede projekter.
Læg kun det på sitet, der skal deles. Et eksternt site er ikke stedet for interne dokumenter, kontrakter med andre parter eller filer med personoplysninger, som modtageren ikke har brug for. Det er nemmere at holde overblikket, når sitet kun indeholder det, der er tænkt til at blive delt.
Tjek, at engangskode er slået til. Er den slået fra, bliver modtagerne bedt om at oprette en Microsoft-konto, før de kan åbne filer. Det hæver tærsklen for eksterne, og nogle giver op. Jeres IT-ansvarlige kan se og ændre indstillingen.
Godt at vide: Hvis en ekstern pludselig får “adgang nægtet”. Microsoft flytter i 2026 login for eksterne over på en fælles løsning. Har en ekstern ikke en gæstekonto hos jer, kan et ældre delt link derfor holde op med at virke. Løsningen er at dele filen, mappen eller sitet med personen igen. Anyone-links berøres ikke af ændringen.
Få styr på ekstern deling i SharePoint
SharePoint ekstern deling behøver ikke være kompliceret. Til enkelte dokumenter er et link til bestemte personer med udløbsdato ofte nok. Til et løbende samarbejde med en kunde eller leverandør giver et eget SharePoint-site den bedste adskillelse mellem internt og eksternt. Teams passer, når I også har brug for chat og møder, eller når en gruppe skal have det samme materiale, men kun i et team, der er oprettet til formålet.
Er I i tvivl om, hvordan jeres indstillinger ser ud i dag, kan MainBrain gennemgå dem sammen med jer. Vi kigger på, hvem der har adgang, om der ligger Anyone-links, som ikke burde være der, og om udløb og engangskoder er sat op.
Gennemgangen er gratis og uforpligtende, og I får en kort oversigt over, hvad der eventuelt bør justeres.
Book en gratis gennemgang her