Har din virksomhed Microsoft 365 Business Premium, betaler I for mere end mail, Word og Teams. Licensen indeholder en række sikkerheds- og styringsfunktioner, som ofte aldrig bliver sat op. Ikke fordi nogen har valgt det fra, men fordi opsætningen aldrig nåede øverst på listen.
For en direktør i en virksomhed med 10-70 medarbejdere er det et helt almindeligt spørgsmål at stille: bruger vi det, vi betaler for?
Her er 5 funktioner, der er værd at få styr på.
Hvorfor bliver funktioner liggende ubrugte?
Licensen bliver købt, og de synlige dele virker fra dag ét. Mail, kalender og filer kræver ingen særlig indsats. Sikkerhedsfunktionerne kræver derimod, at nogen beslutter, hvordan de skal sættes op, og at nogen har tid til det.
I mindre virksomheder ligger den opgave ofte hos en enkelt medarbejder, som også har alt muligt andet at passe. Uden dokumentation og et klart ansvar bliver det ved intentionen. Resultatet er, at virksomheden betaler for værktøjer, der ikke arbejder for den.
Bemærk, at det følgende gælder Business Premium. Har I Business Standard eller Basic, er funktionerne ikke med i licensen. Det første skridt er derfor at tjekke, hvilken licens I faktisk har (se hvordan i sidste afsnit i artiklen).
-
Betinget adgang: styr, hvem der kommer ind, og hvorfra
De fleste større virksomheder har i dag aktiveret to-faktor-login. Det er et godt udgangspunkt, men Business Premium kan mere. Med betinget adgang (en del af Microsoft Entra ID P1) kan I sætte regler for, hvornår login overhovedet er tilladt. Et typisk eksempel er, at medarbejdere kun kan åbne mail, hvis de bruger både to-faktor-login og en enhed, virksomheden har godkendt.
Det betyder, at et stjålet password ikke i sig selv er nok til at komme ind. For en leder handler det om kontrol: I bestemmer rammerne, og de gælder hver gang. [Se artiklen Mere sikkert login til Microsoft 365]
-
Defender for Business: mere end almindeligt antivirus
Mange virksomheder betaler stadig for et separat antivirusprogram ved siden af Microsoft 365. Business Premium indeholder Defender for Business, som ud over klassisk virusbeskyttelse analyserer, hvordan programmer opfører sig på computeren. Hvis noget ser mistænkeligt ud, kan systemet undersøge det automatisk og i visse tilfælde isolere den pågældende enhed, så et angreb ikke spreder sig til resten af netværket.
Har I både Business Premium og et andet anti-virusprogram, er der god grund til at kigge på, om de to overlapper. Det handler både om økonomi og om at have færre systemer at holde styr på.
-
SafeLinks og Safe Attachments: hjælp mod phishing
De klassiske faresignaler i phishingmails, som stavefejl og mærkelig afsender, er ikke længere pålidelige, når mails i stigende grad er skrevet med AI. [Læs AI-cyberangreb: Derfor er de gamle faresignaler ikke længere nok]
Defender for Office 365 (Plan 1) i Business Premium tjekker links og vedhæftede filer, før medarbejderen når at klikke. Funktionen beskytter blandt andet mod nulte-dags-malware, phishing og forsøg på fakturasvindel via mail. Den fungerer kun efter hensigten, hvis politikkerne er slået til og tilpasset virksomheden. Standardindstillingerne er sjældent det sted, man vil stoppe.
-
Intune: styr på telefoner og computere
Hvad sker der, hvis en medarbejder mister sin telefon i toget, eller en laptop bliver stjålet? Med Intune kan virksomheden kræve kryptering, sætte adgangskrav og fjernslette data. På private telefoner kan I nøjes med at slette virksomhedens data i stedet for hele telefonen, så medarbejderens egne billeder og apps er upåvirkede.
Intune giver også mulighed for at forberede nye computere, så de er klar til brug, når medarbejderen tænder dem første gang (Windows Autopilot). Det sparer tid hver gang, nogen starter eller får ny pc.
-
Sensitivitetsmærkater og forebyggelse af datatab (Purview)
Forestil dig, at en medarbejder ved en fejl sender en mail med kundernes personoplysninger til en forkert modtager. Med Purview kan I mærke dokumenter efter, hvor følsomme de er ved at sætte følsomhedsetikketter på mails, og lade systemet reagere automatisk. Et mærket dokument kan for eksempel krypteres, eller udsendelse til eksterne modtagere kan blokeres eller give en advarsel.
Det er en funktion, der kræver en beslutning om, hvad virksomheden anser som følsomt. Men når reglerne først er på plads, arbejder de i baggrunden uden ekstra arbejde for medarbejderne. Det er også en del af et solidt fundament, hvis I senere vil bruge AI-værktøjer som Copilot. [læs om: Microsoft Purview]
Hvad kan en gennemgang give jer?
Der er ikke en fast besparelse, som gælder for alle. Men typiske gevinster er:
- Færre overlappende licenser, fx antivirus, som I betaler for to gange
- Færre supportsager, fordi flere ting er sat op ens for alle
- Hurtigere onboarding af nye medarbejdere
- Dokumenteret sikkerhed, som kan bruges over for kunder, revisor og forsikringsselskab
Sådan får I overblik
Start med tre spørgsmål til den, der har ansvaret for jeres IT:
- Hvilken Microsoft 365-licens har vi, og hvad indeholder den? Det kan jeres IT-ansvarlige se i Microsoft 365-administrationsportalen under Fakturering og Dine produkter. Eller under Admin portal – Users – License. Står der “Microsoft 365 Business Premium”, har I adgang til funktionerne.
- Hvilke af sikkerhedsfunktionerne er slået til, og hvem har ansvaret for dem?
- Betaler vi for andre løsninger, der gør det samme?
Microsoft Secure Score i administrationsportalen giver desuden et samlet billede af, hvor godt virksomheden er sat op i forhold til Microsofts anbefalinger. Det er et godt sted at starte, også for en leder uden teknisk baggrund.
Hos MainBrain tilbyder vi en uforpligtende gennemgang af jeres Microsoft 365-licens og opsætning. Vi kigger på, hvad I har, hvad der er slået til, og hvor der er noget at hente. Ingen forpligtelser, bare et klart overblik.
Book en gratis gennemgang her