Styrk Dit Team: Fordelene ved Microsoft Teams

Microsoft Teams kan være løsningen, der hjælper virksomheder med at overvinde disse udfordringer.

Ofte støder vi på virksomheder, som ikke helt ved, hvordan de holder styr på arbejdsgangene. Som resultat af corona er der mange virksomheder, der har valgt at lade deres medarbejdere arbejde hjemmefra, hvilket skaber udfordringer i forhold til den interne kommunikation.

For at optimere kommunikationen i virksomheden, er det nyttig at benytte et “team collaboration software” (TCS), som indeholder alle de funktionaliteter en virksomhed behøver.

Hvad er TCS og hvad bruges det til? Et team collaboration software er en cloudbaseret software, som tilbyder en række af softwares og funktionaliteter, samlet under én platform.

Ét af de mest kendte og mest benyttede TCS, er Microsoft Teams. Teams er vores “go-to” software, da den indeholder alle de funktioner en virksomhed har brug for, bl.a. mailsystem, kalendervisning, videomøder, chat, regneark m.m.

For at give dig et bedre indblik i Microsoft Teams, kommer vi her med tre funktionaliteter, som vi mener, kan gøre en stor forskel for din virksomhed:

1. Videomøder

Corona har resulteret i at mange medarbejdere er nødsaget til at arbejde hjemmefra, hvorfor videomøder er et værktøj, som gør det muligt at være så tæt på medarbejderne som muligt.

Videomøder er essentielle når der fx. skal holdes møder med kunder eller lignende, da en-til-en kommunikation gennem videomøder holder samtalen på et professionelt niveau. Videomøder i Teams er meget simpelt at benytte, og man kan invitere så mange medlemmer med i opkaldet som man lyster.

Kvaliteten er i top så længe at deltageren har en god internetforbindelse, og er stortset det bedste videomøde software vi har prøvet.

Ikke mindst er det også muligt at dele sin skærm, som gør det muligt at gennemgå diverse dokumenter og PowerPoints, nemt og enkelt.

2. Opbygning af Teams

Inde i Microsoft Teams kan du oprette forskellige teams/hold, hvilket gør det nemt at holde styr på dine- og medarbejdernes arbejdsgange. Der f.eks. oprettes et team, som hedder “Marketing”, hvor al marketing materialet er tilgængeligt. Her kan der uploades dokumenter, hvilket er her Teams virkelig skinner igennem.

Efter at et dokument er blevet uploadet, er det muligt at åbne dokumentet online, hvor alle medarbejderne har mulighed for at rette eller kommentere i dokumentet på samme tid. Dette minder lidt om Google Docs, men bare nemmere og bedre.

3. Chat & kalender

I stedet for at kommunikere gennem mails el.lign., så er der en chatfunktion indbygget i Teams, som gør det muligt at chatte med alle medarbejderne på tværs af virksomheden.

Dette gør det muligt at notificere medarbejdere om arbejdsopgaver, og hurtigt og effektivt sende dokumenter. Sammen med kalenderfunktionen er det nemt at booke en tid i kalenderen til et møde, eller blot skrive opgaver ind som skal løses. Dermed kan der holdes styr på arbejdsopgaverne, og sørge for at de bliver løst til tiden.

Det er også muligt at booke kundemøder ind i kalenderen, så kunden automatisk får tilsendt et link, og kan deltage i videomødet.

Er du stadig i tvivl om Microsoft Teams er den rette software for dig?

Hvis du ikke har benyttet TCS før, eller Microsoft Teams, så er det selvfølgelig svært at vurdere om det dækker din virksomheds behov.

Der findes forskellige softwares, som muligvis kan dække dine behov bedre, og vi som IT-eksperter ved naturligt hvilke passer bedst til din virksomhed.

Kunne du tænke dig at vide mere om, hvordan Microsoft Teams kan dække dine behov? Book en uforpligtende samtale her.