Guide til ‘automatisk lagring’ i Office 2019
Automatisk lagring er på nuværende tidspunkt en funktion, som månedlige brugere af Office 365 kan slå til, når en fil bliver gemt på OneDrive, OneDrive for Business eller Sharepoint Online.
I forbindelse med udgivelsen af Office 2019, har Microsoft præsenteret, at automatisk lagring som udgangspunkt altid vil være slået til for månedlige brugere i den nye pakke.
Følgende brugere vil mærke en ændring i arbejdsprocessen
For nogle brugere, vil det være en radikal ændring i måden at arbejde på. Følgende er eksempler på brugere, som skal være opmærksomme på opdateringen af automatisk lagring-funktionen i Office 2019.
- Brugere, der benytter eksisterende filer som skabelon til et nyt dokument, og derefter gør et ’Gem som’, forårsager at ændringerne bliver tilføjet i begge filer. Hvis brugere ikke er opmærksomme på en sådan ændring, kan det beskadige gamle filer og have konsekvenser. Brugeren skal blot ’Gem en kopi’ før ændringer foretages. Hvis brugeren ikke har gjort dette, kan man finde den oprindelige version af filen frem under funktionen ’Versionshistorik’.
- Brugere, der åbner en eksisterende fil for at se hvad ”hypotetiske” ændringer kunne gøre. Det kan eksempelvis være, at man vil undersøge ’hvad nu hvis mine tal så sådan ud’ i sit budget. Problemet er, hvis brugeren ikke har slået automatisk lagring fra, vil filen automatisk gemme de hypotetiske ændringer. Brugere, der foretager hypotetiske analyser, skal blot sørge for at slå automatisk lagring fra.
- Brugere, der benytter dashboards og filer med filtre i Excel, skal sørge for at lave skrivebeskyttelse på filer med flere brugere tilkoblet. Grunden hertil er, at hvis én bruger ændrer i filen, imens automatisk lagring er slået til, vil det ændre visningen hos alle andre. Man laver en fil skrivebeskyttet ved at åbne filen > filer > åbn altid som skrivebeskyttet. På denne måde kan brugeren ikke gemme deres ændringer, medmindre de eksplicit vælger at redigere filen.
- Brugere, der læser færdiggjorte og offentliggjorte filer, kan ved et uheld redigerer disse, hvis de har automatisk lagring på. Derfor burde en fil altid gøres skrivebeskyttet, når den er færdigbehandlet. På denne måde kan seere og læsere af filen ikke gemme deres ændringer.
Konfigurer indstillinger
Følgende beskriver måder at konfigurere indstillingerne for automatisk lagring i Office.
- For at undgå at en fil bliver redigeret i, kan brugeren enten gøre den skrivebeskyttet (filer > åbn altid som skrivebeskyttet), eller dele filen uden tilladelse til andre kan redigere (i filer > del > personer med linket kan redigere > fjern markeringen i afkrydsningsfeltet ”tillad redigering”).
- For at slå automatisk lagring fra, skal brugeren blot have filen åben og benytte afkrydsningsfeltet til/fra ’automatisk lagring’ øverst i filen. Netop denne fil vil være påvirket af ændringen i fremtiden, hvor andre filer ikke vil være påvirket.
- For at ændre den generelle indstilling for automatisk lagring, skal brugeren under Gem indstillinger ændre det som standard. Brugeren kan stadig slå automatisk lagring til individuelt i filerne.
Kilde: Microsoft.
Hos MainBrain får du blandt andet:
- En serviceaftale på virksomhedens server og brugernes arbejdsstationer.
Dermed sikrer du dig, at din software altid er opdateret, så der ikke opstår ”huller” i systemet, hvor hackere kan få en fod indenfor. - Tjekket din IT og software døgnet rundt.
- Løbende backup af dine data (dagligt eller ugentligt afhængig af dine behov).
Vil du høre mere om, hvordan MainBrain kan hjælpe dig?
Så ring til os på tlf.: +45 7025 1201 eller via mail: info@mainbrain.dk. Vi kommer gerne ud til en uforpligtende snak om, hvad MainBrain kan tilbyde jeres virksomhed.